Les réunions du Conseil Syndical peuvent être longues et peu constructives, notamment en l'absence d'ordre du jour ou l'anarchie dans son suivi, en l'absence d'animateur, ou encore en raison de sujets éparpillés sans priorités, qui conduisent souvent à prendre des décisions alors que la moitié des personnes a déjà quitté la salle.
Le Conseil Syndical est une institution collégiale, constituée de copropriétaires bénévoles, généreux de leur temps, et soucieux de faire progresser la résidence. Le souci d'efficacité exige donc que la réunion soit constructive et limitée au maximum à deux heures. Il est reconnu dans le monde professionnel qu'au delà de cette durée les réunions perdent en efficacité. Précisément, les réunions du conseil syndical devraient se plier aux règles en vigueur dans le monde professionnel : date, durée et ordre du jour définis à l'avance - animation de la réunion par le Président du Conseil Syndical ou le gestionnaire du syndic s'il est présent, et surtout écoute et respect du temps de parole des uns et des autres.
En présence du gestionnaire de l'immeuble, il est bon de lui laisser la parole en guise d'introduction sur ses actions réalisées et celles à venir. Une fois son exposé terminé, un tour de table peut recenser les problèmes que chacun souhaite évoquer et surtout les décisions à prendre lors de la réunion.
Les premiers sujets abordés concerneront les décisions à prendre. La liste des sujets secondaires sera ensuite abordée au fur et à mesure dans le temps restant de la réunion.